IT Outsourcing Blog

Aufkommende Standards und Software as a Service bieten neue Chancen

Hartmut Jaeger, Jörg Stimmer

Experten sehen in der zentralen, hochoptimierten Steuerung verschiedener, für den Kunden exakt passender Dienstleister die Zukunft (Multi-Vendor-Management“, „Service Integration“). Insbesondere in der Anwendungsentwicklung und –wartung erfordern Skalierbarkeit und Kostenreduktion oft einen offshore/nearshore Ansatz. Zur erfolgreichen Umsetzung reichen dabei die traditionellen Methoden des Einkaufs und der Entwicklungsabteilungen nicht aus. Aussagekräftige, auf Best Practice aufsetzende Kennzahlensysteme, die als Software as a Service Lösung verfügbar sind, können eine effektive Steuerung der Projekte ermöglichen.

Offshoring und MultiSourcing in der Applikationsentwicklung

Viele Unternehmen sind in den globalen Märkten präsent und die unterstützenden Prozesse sind auf eine globale Unterstützung der Geschäftstätigkeit ausgerichtet. Es ist daher nur konsequent wenn auch kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) sich bei der Entwicklung und Wartung der Anwendungen für diese globalen Geschäftsprozesse eines globalen Liefermodells mit nearshore und/oder offshore Komponenten bedienen. Dabei verfügen solche Unternehmen durchaus auch über eigene Kapazitäten in anderen Regionen und es ist nicht nur der Kosten- oder Kapazitätsaspekt, der zur Verlagerung von Entwicklungs- oder Wartungsprojekten führt. Dennoch bedeutet eine globale Verteilung der Teams für die Anwendungsentwicklung und –wartung (Application Development and Maintenance, ADM), eine höhere Komplexität bei Beschaffung und Steuerung, die mit traditionellen Methoden nicht mehr ausreichend adressiert werden kann [Eoa1, Qua1, Stim1].

Die globale Verteilung von Lieferkapazitäten stellt eine besondere Herausforderung an die Steuerung (Governance) dar. Sind bei Infrastrukturthemen die Kennzahlen wie Verfügbarkeit oder Reaktionszeit gut mess- und darstellbar, sind Kennzahlen für Entwicklungsprojekte, wie z.B. Produktivität, Qualität oder Termintreue, oft nicht so klar abgrenzbar. Dadurch geht viel Transparenz verloren, was die Steuerung der internen und externen Dienstleister erschwert. Diese Transparenz ist aber entscheidend, um rechtzeitig Trends erkennen und ggf. gegensteuern zu können.

Viele Unternehmen sehen sich daher mit der Frage konfrontiert, wie eine zunehmende Komplexität und Veränderungsgeschwindigkeit mit vertretbarem Aufwand in den Griff zu bekommen ist. Begriffe wie Multisourcing, Strategic Vendor Management, Outsourcing Governance und Risk Management sind gerade für kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) nicht leicht zu adressieren.

Typische Herausforderungen
Fehlende Transparenz

Auch wenn eine hohe Transparenz grundsätzlich dem Wunsch der Anwender entspricht, erfordert die Implementierung der dafür notwendigen Prozesse, Strukturen und auch Systeme erheblichen Aufwand an Zeit bzw. Budget. Zudem sind für die Definition eines aussagekräftigen Reportings sehr spezielle Kompetenzen notwendig.

Die zentrale Herausforderung für Unternehmen ist es, die Strukturen zu schaffen, die es dem Unternehmen erlauben, bereichs- und länderübergreifend Transparenz zu schaffen. Eine weitere Herausforderung ist dann, eine zentrale Steuerung auf Basis dieser Transparenz mit den notwendigen Durchgriffsrechten auszustatten, um die global verteilte Leistungslieferung zu optimieren.

Der Aufbau eines adäquaten Kennzahlensystems für eine hochoptimierte, zentrale Steuerung setzt eine Integration von Datenquellen voraus. Informationen von u.U. global verteilten Dienstleistern müssen mit Informationen aus internen Systemen zusammengeführt werden. Die Basis für solche Kennzahlensysteme sind Standards und Normen.

Die Schaffung dieser Transparenz und vor Allem eines aussagekräftigen und effektiven Reportings bleibt auch bei agiler Entwicklung (z.B. nach SCRUM) eine Herausforderung. Das nimmt bei Outsourcing und auch global verteilten Teams (Offshore / Nearshore) noch zu.

Fehlende Best Practices und fundierte Kennzahlen

Länder- und bereichsübergreifende Transparenz setzt einheitliche Definitionen voraus, für die selten die vorhandenen Möglichkeiten genutzt werden. Grundsätzlich ist ein Reporting kritisch zu bewerten, wenn es manuell bearbeitet wird und beispielsweise die Datenbasis ausschließlich von dem Dienstleister bereitgestellt wird. Die Grundlage für ein auf Best Practice beruhendes Reporting bilden daher abgestimmte und neutrale Kennzahlensysteme, die sich an Standards und Normen orientieren.

Aktuelle Trends bieten neuen Chancen

Ein wesentlicher Baustein zur Lösung der genannten Herausforderungen stellt der Aufbau eines übergreifenden Kennzahlensystems dar, das zeitnah und einheitlich die notwendige Transparenz in den Projekten schafft [Stim2, Wil1].

Aus Sicht der Autoren bieten neue Entwicklungsmethoden wie z.B. SCRUM durch ihren iterativen Ansatz und die hohe Transparenz neue auch Möglichkeiten über aussagefähige Kennzahlensysteme nachzudenken. Ein Beispiel ist die Aufteilung der Anforderungen in kleine Pakete und ein entsprechendes, werkzeuggestütztes Reporting [Stim2, Wil1].

Abb. 1: Trends mit Einfluss auf die Applikationsentwicklung

Aufkommende Automatisierung in der SW Entwicklung und Wartung

Hier bietet der Trend zu standardisierten Anwendungen als „Software as a Service“ signifikante Chancen. Innovative SaaS Lösungen bieten dem Anwender alle notwendigen Funktionalitäten in einem Paket, die für ein aussagekräftiges Reporting notwendige Integration bzw. zentrale Datenbasis und auch die Abbildung von Best Practices bzw. am Markt etablierter Standards.

Eine anwenderspezifische, sehr aufwendige und kostspielige Integration als Projekt wird durch die einmalige, wohl durchdachte und strategisch umgesetzte Entwicklung des SaaS Angebotes ersetzt und jedem Unternehmen zugänglich gemacht.

Aufkommende Standardisierung

Es gibt mittlerweile eine Reihe von Gremien und Forschungsprojekten, die sich mit der Standardisierung solcher Leistungserbringung beschäftigen. Einige aktuelle Beispiele sind:

• DIN SPEC 1041 „ „Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen [Din1]
• DIN SPEC 91289 „ Benchmarking von Outsourcingdienstleistungen und -dienstleistern“ (aktuell in Bearbeitung) [Din2]
• BS 11000 „Collaborative Business Relationships“
• ISO Guideline 37500 Draft “Guidance on Outsourcing” (aktuell in Bearbeitung)

Über solche Initiativen werden „brauchbare“ Standards und „Best Practices“ frei verfügbar.

Erste Erfahrungen mit automatischen „Kennzahlen Cockpits“
Vollständige Produktentwicklung in Russland

Ein Beispiel der erfolgreichen Steuerung von offshore/nearshore Anwendungsentwicklung ist das junge Unternehmen pliXos, das seit der Gründung im Frühjahr 2009 die eigene Produktentwicklung vollständig in Russland erbringt. Die Kontrolle und Steuerung der Entwicklung erfolgt dabei mit Hilfe des eigenen SaaS Produktes „Outsourcing Director“.

Zahlreiche Unternehmen setzen auf diese bewährten Strukturen. Kleine und mittlere Unternehmen setzen auf pliXos als Generalunternehmer für Teile Ihrer Produktentwicklung und namhafte Konzerne kommen schnell und kostengünstig zu neuen Prototypen.

Kennzahlen Cockpit bei agiler offshore SW Entwicklung

Ein weiteres Beispiel der erfolgreichen Umsetzung eines automatischen Kennzahlen Cockpits zur Steuerung agiler offshore Software Entwicklung ist sicherlich die Loyalty Partner Solutions GmbH (LPS). LPS setzt agile Entwicklung nach SCRUM seit Jahren erfolgreich ein. Im Rahmen eines umfangreichen, strategisch wichtigen offshore Projektes wurde von pliXos ein für LPS passendes System an Kennzahlen („Key Performance Indikators“, KPIs) entwickelt, das auch Bestandteil des Vertrages mit dem Dienstleister ist. Aussagekräftige KPIs beleuchten wirtschaftliche Aspekte, die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister, die Produktivität und die Qualität der Entwicklung (Siehe Abb. 2) [Wil1, Stim2].

Das automatische Reporting erhebt die notwendigen Parameter aus den bei LPS etablierten Systemen. Die KPIs werden berechnet und dargestellt, wobei auch der Dienstleister Zugriff auf ausgewählte Auszüge erhält. Das für LPS umgesetzte Kennzahlen-Cockpit bietet eine Vielzahl an passenden und aussagekräftigen Kennzahlen. Alle Ergebnisse sind über den Internet Browser zugänglich und anschaulich dargestellt. Direkte Vergleiche und Trends über einen definierbaren Zeitraum erlauben nachvollziehbare Einblicke und ein effektives, zeitnahes Management des Projektes.

Beispielkennzahlen

Für ein Kennzahlen-Cockpit gibt es eine Vielzahl an möglichen Kennzahlen wie z.B.

• Kostenverteilung im Projekt pro Monat in EURO: Offshore vs. Freelancer vs. Intern
• Aufwandsverteilung im Projekt pro Monat in Rollen: Entwicklung, Qualitätsmanagement, Administration, etc.
• Produktivität in Story Points per Sprint in Abhängigkeit des Grades der Fertigstellung der Aufgaben (entwickelt, getestet, abgenommen, etc.)
• Die Planung der Produktivität (High Level und Low Level) vs. Der tatsächlich erreichten in User Stories per Sprint

Die Kennzahlen werden aus den Parametern etablierter Systeme des Kunden individuell berechnet und in Form eines online Cockpits dargestellt

Abb. 2 Beispiel zu einem Parameter des LPS KPI Cockpits: Steigerung der Produktivität (Ergebnis in Story Point pro Aufwand in Personentagen) über die einzelnen Entwicklungszyklen (agile Sprints) .

Abb. 3 Beispiel der automatisch erfassten Kennzahlen des pliXos Outsourcing Directors

Forschungsprojekt zur Werkzeugintegration bei ADM

Der Aufbau eines bereichs- und länderübergreifenden Kennzahlensystems, das die Transparenz für eine zentrale und optimierte Steuerung schafft, hängt von einer intensiven Automatisierung und Integration ab. Die Integrationsfähigkeit der Informationen ist für die zentrale Steuerung von entscheidender Bedeutung, da nur so zeitnah und qualitativ hochwertig eine Zusammenführung der Informationen erfolgen kann.

Die Integration verschiedener Informationsquellen für ADM-Leistungen stellt für viele Unternehmen ein noch ungelöstes Problem dar. Es wurde daher ein Forschungsprojekt initiiert, das die Anforderungen an eine solche Informations- und Prozessintegration untersuchen und Lösungsansätze liefern soll.

Ziel des Forschungsprojektes Global Bus System – GloBuS ist die Entwicklung eines eigenständigen Integrationsbusses für ein umfassendes Kennzahlen-Reporting (KPI Cockpit) welches die bei Anwendern typischen existierenden Systeme in der global verteilten SW Entwicklung soweit als nötig integriert [Glob1], Abbildung 3 .

Im Zentrum der Lösung steht ein Projektbus, der sich folgendermaßen auszeichnet (Abb. 3):

• Der Projektbus verbindet die global verteilten Mitarbeiter und ihre unterschiedlichen Werkzeuge (W1 bis W6). Die einzelnen Werkzeuge können Nachrichten (Pfeile) auf den Bus legen oder von ihm empfangen.
• Die Werkzeuge kommunizieren über ein festgelegtes Datenformat.
• Der Projektbus besitzt eine zentrale Komponente zur Planung und Steuerung der Kommunikation.
• Auf dem Projektbus „sitzen“ zwei weitere Komponenten, welche die gesendeten Nachrichten überwachen und auswerten:
• • Eine Prozessüberwachungskomponente überwacht anhand der gesendeten Daten den geplanten Prozess und erkennt Prozessabweichungen, beispielsweise wenn ein Ergebnis geändert wird, obwohl es gemäß Prozess bereits fertig gestellt ist.
  • Eine Rechteüberwachungskomponente überprüft die gesendeten Nachrichten hinsichtlich der bestehenden Rechte und entscheidet, ob diese weitergeleitet werden oder nicht.

Abb. 4: Theoretischer Ansatz Forschungsprojekt Global Bus System – GloBuS

Ziel des dreijährigen Projektes ist die Entwicklung dieses eigenständigen Projektbusses, welcher die effektive Integration des pliXos „Outsourcing Director“ mit den aktuell wichtigsten und am Markt am weitesten verbreiteten Werkzeugen zum SW Development Lifecycle (SDLC) erlaubt. Dadurch sollen die wichtigsten Trends zur Steuerung von global verteilten SW-Entwicklungsprojekten (offshore/nearshore SW-Entwicklung) abgedeckt und Lösungen für Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen entwickelt und bereitgestellt werden. Die hierfür notwendigen Forschungsarbeiten sowie erste Tests in konkreten Szenarien sind Bestandteil des Projektes.

Werkzeugbasierte Vereinheitlichung der Dienstleistersteuerung

Glaubt man den in der IT führenden Analysten, so ist ganz allgemein eine „zunehmende Professionalisierung des Sourcing“ zu beobachten. Eine der wichtigsten Folgen dieser Professionalisierung wird eine Optimierung der Steuerung der verschiedenen Dienstleister sein, was je nach Analyst als „Vendor Consolidation“ oder „Service Integration“ bezeichnet wird.
Hier bieten sich zentrale Werkzeuge zur automatisierten, kennzahlenbasierten Steuerung von Projekten geradezu an. Mit solchen Werkzeugen kann der Kunde sofort und ohne großen Aufwand neue interne oder externe Dienstleister anbinden, alle Dienstleister direkt vergleichen und – falls sinnvoll - auch Projekte zwischen diesen verschieben. Es wird die geforderte Transparenz geschaffen und die Steuerung in hohem Maße automatisiert [Abbildung 4].

Solche Lösungen können durch die Implementierung als SaaS leicht auf die Kundensituation konfiguriert werden und sind naturgemäß auch für eine global verteilte Organisation überall zugreifbar [Stim3, Stim4].

Vision zum Sourcing von SW & IT Services

Für die weitere Entwicklung in der effektiven IT Governance für Application Development & Maintenance, aber auch anderen IT-Services, werden Standardisierung und Automatisierung die treibenden Faktoren sein. Standardisierung wird durch normgerechte, allgemein verfügbare Leistungskataloge unterstützt und erlaubt die globale Integration der Steuerungsinformationen. Automatisierung wird durch Werkzeuge unterstützt, die mit Hilfe von Integrationstechnologien, wie z.B. GloBuS, verschiedenste Steuerungsinformationen nahezu real-time zusammenführen. Die Darstellung und Verfügbarkeit solcher Steuerungsinformationen in einer SaaS-Lösung, die global von allen Stakeholdern genutzt werden kann, erlaubt eine kontinuierliche Optimierung des SW-Sourcings [Stim3, Stim4].

Abb. 5: Automatisiertes Vendor Consolidation durch SaaS

Die Autoren

Hartmut Jaeger

Hartmut Jaeger hat sich auf Nutzerseite, bei Dienstleistern und als Berater viele Jahre mit den Themen Anwendungsentwicklung und Systemintegration, sowie mit Outsourcing beschäftigt. Er hat für TPI Eurosourcing (heute ISG) und PA Consulting zahlreiche Beratungsprojekte geleitet und spezielle Werkzeuge für die Outsourcingberatung entwickelt. Für die HDP Management Consulting entwickelt er in Verbindung mit pliXos neue Methoden zur Steuerung und Optimierung von Outsourcing-Beziehungen. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Jörg Stimmer

Jörg Stimmer hat in verschiedenen Konzernen offshore/nearshore Outsourcing auf Seiten von Anbietern wie auch als Kunde über mehrere Jahre verantwortet. Die letzten Jahre verantwortete er als Vice President Central Europe die Geschäfte von Tech Mahindra. Herr Dr. Stimmer ist Gründer und Vorstand der „European Outsourcing Association Germany e.V.“ und Geschäftsführer der pliXos GmbH. In diesem Rahmen hat er sich intensiv mit der Kombination von agiler Entwicklung und der gleichzeitigen Steuerung mit automatisierten Kennzahlen bei großen offshore Projekten beschäftigt und auch erfolgreich umgesetzt. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Referenzen

[Eoa1] „Erhöhter Aufwand bei agiler SW Entwicklung und gesteigerte Qualität durch IT Offshoring – Anwender vergleichen konkrete Projekte“, Pressemitteilung der European Outsourcing Association Germany e.V., März 2011.

[Qua1] “Successful evolution: driving continued productivity from a long term outsourcing deal”, Vortrag von Adrian Quayle – NOA Board Member während des NOA Sourcing Summit, London, November 2010 [Stim1] “Benchmarking of IT outsourcing on an operational level – first insights from an user driven initiative in Germany”, November 2010, siehe: www.dinspec1041.de

[Stim2] „Steuern agiler Software-Projekte“, White Paper, Dr. Jörg Stimmer und Dr. Udo Wilski, September 2011 [Wil1] Vortrag “Governance of agile Software projects by an automated KPI Cockpit in the Cloud“, Dr. Udo Wilski, Swiss IT Sourcing Forum, Zürich, März 2012

[Din1] DIN Spec 1041 “outsourcing of Technology driven Knowledge-Intensive Business Services“, May 2010, siehe: www.dinspec1041.de

[Din2] DIN SPEC 91289, Benchmarking von Outsourcingdienstleistungen und -dienstleistern

[Glob1] „GloBuS – Global Bus Software“ – Beginn einer Forschungskooperation zwischen der pliXos GmbH und der Technischen Universität München (TUM)“, Pressemitteilung pliXos GmbH, Juni 2012

[Stim3] “How do small and medium sized enterprises (SMEs) best benefit from outsourcing? Lessons learnt from Germany and the United Kingdom”, January 2011, siehe: www.outsourcemagazine.co.uk

[Stim4] “Standardisation in outsourcing”, September 2010, siehe: www.outsourcemagazine.co.uk