Eine Vorstufe von Process optimization as a Service als Form einer operationalisierten Optimierungsstrategie wurde dadurch ins Leben gerufen. Process optimization as a Service bedeutet, dass Unternehmensabläufe nicht durch dedizierte Transformations-Projekte optimiert werden, sondern durch die Einführung einer Software-Lösung, wie z. B. SAP im Bereich ERP oder MS Outlook im Bereich Kommunikations- Management

Trotz des Erfolgs im Bereich ERP wurde Process optimization as a Service in vielen anderen Unternehmensbereichen nicht verfolgt, da die Richtigkeit von Software als oberste Instanz der Prozessauthorität angezweifelt wurde. Der Widerspruch besteht weiterhin darin, dass auf der einen Seite gesamte unternehmensweite Prozessketten an eine ERP Lösung wie SAP angepasst werden, während auf der anderen Seite davor zurückgeschreckt wird, diese Prozessdisziplin z.B. auch für ausgewählte Prozesse in der Entwicklung einzusetzen. Das meistgenannte Argument gegen einen „standardisierten“ Entwicklungsprozess ist die kreative Natur der Software-Entwicklung, der durch einen Standardprozess nicht Rechnung getragen werden kann. Allerdings wird in diesem Zusammenhangvernachlässigt, dass es im Wesentlichen nicht um die eigentliche Entwicklung geht (abgedeckt durch Vorgehensmodelle in der Software Entwicklung, wie z. B. V-Modell, Agile Entwicklung, etc.), sondern vorrangig um die entsprechenden Steuerungsprozesse – reflektiert durch eine zentrale Kontroll-Struktur (Governance). Die Liste der Gründe, die für eine zentrale und durchgängige Kontroll-Struktur sprechen, ist lang, ebenso wie die Vorteile, dies durch eine optimierte Software-Lösung umzusetzen.

Standardisierung der Prozesse bei der verteilten Leistungserbringung in der IT

Nicht erst durch die global verteilten Software-Entwicklungsprojekte wurde der Ruf nach mehr Transparenz bei der Durchführung von Software Projekten lauter. Schon ein kleines Entwicklungsprojekt stellt das verantwortliche Management vor die Herausforderung, die Unberechenbarkeit eines solchen Projektes betriebswirtschaftlich in den laufenden Betrieb des Unternehmenszu berücksichtigen – sei es um eventuelle Verzögerungen aufzufangen oder steigende Kosten zu finanzieren. Die Liste der gescheiterten Software-Projekte ist ebenso lang, wie die Gründe, die zum Scheitern der Projekte geführt haben. Eine Steuerung dieser Art von Projekten ohne eine gesicherte kontinuierliche Transparenz und nachhaltige strukturelle Anpassungen der Projekte ist unmöglich.

Durch den globalen Wettbewerb und die Globalisierung von Kostenstrukturen wurde die Komplexität der Software-Entwicklung noch weiter erhöht. Zweifelsfrei bietet Global Sourcing in der IT signifikante Kostenvorteile. Global Sourcing im Sinne dieses Artikels bedeutet lediglich die operationelle Kapazität global verteilter Entwicklungsprojekte umzusetzen – ob nearshore oder offshore, ob intern oder auch mit externen Dienstleistern. Die organisatorischen Anforderungen für eine erfolgreiche Umsetzung sind weitestgehend identisch.

Process optimization as a Service erfüllt die Voraussetzung - durch die Einführung einer disruptiven Lösung bestehende Strukturen aufzubrechen und in eine optimierte Organisation zu überführen. SAP hat gezeigt, dass die Standardisierung und Automatisierung von Unternehmensprozessen zu signifikanten Kosteneinsparungen führen können. Eine Einbindung externer Zulieferer oder Dienstleister erhöht den Kundenutzen noch weiter.

Allerdings hat das Beispiel SAP auch mehrere Herausforderungen aufgezeigt. Die Offenheit eines solchen zentralen Governance Systems sollte von Anfang an sichergestellt werden. Proprietäre Systeme erhöhen die Abhängigkeit von einem bestimmten Dienstleister und vermindern die Flexibilität hinsichtlich Dienstleisterauswahl bzw. Auswahl des Werkzeuges. Zudem führt eine starke Position eines kommerziellen Abieters in der Regel zu sehr hohen Kosten für die Anwender. Reporting wird in vielen Fällen als Domäne von Business Intelligence Werkzeugen gesehen und weniger als Grundfunktion einer Governance Funktion. Daher ist ein umfassendes Reporting notwendig, damit das Werkzeug auch von den richtigen Personen benutzt wird und die Information nicht selektiv gefiltert wird. Die Integration der Erfassung von Metriken in den Prozessablauf stellt eine sinnvolle Überwachung des Projektfortschritts bzw. weiterer Qualitätsmerkmale sicher und erlaubt eine objektive Beurteilung des Projektstatus. Das organische Wachstum von Unternehmensanwendungen und der wiederholte Anpassungs- bzw. Migrationsaufwand ist bei der heutigen IT Durchdringung in den Unternehmen keine adäquate Strategie mehr, d. h. die bereitgestellte Funktionalität muss von Beginn an vorhandene Qualitäts- und Funktionsansprüche bestehen. Dies kann durch den Einsatz von Open Source Komponenten erreicht werden.

Process optimization as a Service ist eine Strategie, die in vielen Unternehmen Einsatz findet, jedoch nie explizit formuliert wurde. Die global verteilte Software-Entwicklung benötigt Standards und einen hohen Grad an Automatisierung. Process optimization as a Service optimiert die global verteilte Software-Entwicklung, v.a. wenn man Offenheit und umfassende Reporting-Funktionen in der Governance Plattform berücksichtigt. Das richtige Werkzeug ermöglicht die optimierte Durchführung von global verteilten Software-Entwicklungsprojekten und die Nutzung der damit verbundenen wirtschaftlichen Vorteile.